POLITYKA PRYWATNOŚCI Vimagineo Sp. z o.o.

Niniejsza polityka prywatności, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

Definicje:

1. Administrator Danych: Vimagineo Sp. z o.o.
2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.
4. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do przetwarzania danych osobowych.
5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów.
6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych.
7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie.
8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie.
9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

I. Postanowienia ogólne

1. Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych w VIMAGINEO SP. Z O.O. niezależnie od formy ich przetwarzania (tradycyjne zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
2. Polityka jest przechowywana w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
4. W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności Administrator stosuje się do przepisów prawa.
5. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
   1. odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
   2. kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych,
   3. monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
6. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
7. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.

II. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi Załącznik do niniejszą polityki.

III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych w Vimagineo Sp. z o.o.
2. Wszystkie dane osobowe w Vimagineo Sp. z o.o. są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
1. w każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
2. Dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty.
3. Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie są przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
4. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
5. Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
6. Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, w tym do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.
7. Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
8. Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust 5 pkt d RODO).
4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności:
   1. naruszenie bezpieczeństwa systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
   2. udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
   3. zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
   4. niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
   5. przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
   6. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie danych osobowych;
   7. naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
5. Administrator i Użytkownik zobowiązani są do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych.
6. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
   1. pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
   2. każdy z przetwarzających dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z “Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” – wzór Upoważnienia stanowi Załącznik do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa,
   3. każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w tajemnicy.
7. Pracownicy zobowiązani sunt do:
   1. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
   2. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
   3. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
   4. zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

IV. Obszar przetwarzania danych osobowych

1. Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe na terenie VIMAGINEO SP. Z O.O., obejmuje nieruchomość zlokalizowaną w Gliwicach, przy ul. Młyńskiej 3a/1a. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, stanowi komputer przenośny.

V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki obejmują:
   1. Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych wyłącznie w towarzystwie osoby upoważnionej.
   2. Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar przetwarzania danych osobowych w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
   3. Budynek, w którym znajdują się dokumenty z danymi osobowymi, jest zamykany.
   4. Wykorzystanie niszczarek do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.
   5. Wykorzystanie programu antywirusowego chroniącego przed m.in. robakami, wirusami, końmi trojańskimi, rootkitami.
   6. Ochrona komputerów poprzez program do szyfrowania danych.
   7. Zamykanie szaf, w których znajdują się dokumenty z danymi osobowymi.
   8. Osoba, która sprząta, nie ma dostępu do danych osobowych.

VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia.
3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

IX. Prawa właściciela danych osobowych

Informujemy, że zgodnie z RODO macie Państwo prawo do:

1. Dostępu do Państwa danych oraz otrzymania ich kopii.
2. Sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych.
3. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
4. Przenoszenia danych.
5. Wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych.

Prawo do cofnięcia zgody:

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych.

Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem.

Prawo do sprzeciwu:

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych, które realizujemy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. W takim przypadku przestaniemy przetwarzać Państwa dane osobowe w powyższych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Państwa danych istnieją dla Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub Państwa dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Aby skorzystać z powyższych praw, możecie Państwo:

• wysłać do nas pismo na adres siedziby Spółki,
• wysłać wiadomość email na adres biuro@vimagineo.com z tematem: DANE OSOBOWE.